Съхранение на архив и архивни документи

Всяка развиваща се компания в България се сблъсква с проблема с ограниченото офис пространство. Натрупването на папки, счетоводни регистри и кадрови досиета изисква специализирана грижа и сигурност. Фирма DocSim предлага професионално, дългосрочно и сертифицирано съхранение на архив и корпоративни документи в специализирани високозащитени бази.

Изнасянето на архивните масиви извън Вашия офис не само освобождава ценна работна площ, но и гарантира 100% защита на чувствителната информация. Ние поемаме пълния мениджмънт – от първоначалното индексиране и транспортиране до физическото съхранение на архивни документи под строг контрол.

Защо да изберете професионално съхранение на архивни документи?

Оптимизацията на бизнес процесите изисква бърз достъп до информацията и липса на хаос в офиса. Физическото съхранение на архив в нашите бази осигурява на компанията Ви стратегически предимства:

Финансова оптимизация: Спестявате от наеми на скъпи офис площи в София и големите градове, използвани само за складиране на кашони.
Пълна информационна сигурност: Документите Ви се съхраняват в зали с контролиран достъп, без риск от кражба, пожар или наводнение.
Бърз и лесен достъп (Индексация): Всеки кашон и документ се дигитализират в нашата система. При поискване Ви доставяме физическия оригинал или сканирано копие в рамките на няколко часа.
Юридическа съобразност: Гарантираме спазването на Закона за Националния архивен фонд и Закона за счетоводството по отношение на сроковете за пазене на документи.

Етапи на процеса по управление и съхранение на архив

За да гарантираме абсолютна проследимост, процесът по съхранение на архивни документи в DocSim е организиран в пет строги стъпки:

Одит и сортиране: Наш екип посещава обекта Ви, за да опише, класифицира и подреди документите по хронологичен и тематичен признак.
Професионално архивиране и баркодиране: Поставяме документите в здрави архивни кашони. Всеки кашон получава уникален баркод за мигновено откриване в системата.
Сигурен транспорт: Извозваме документацията със собствени затворени товарни автомобили, оборудвани с GPS системи за проследяване.
Депозиране в архивния център: Архивите се настаняват в нашите модерни хранилища със сертифицирани системи за сигурност.
Контролирано унищожаване: Когато законовият срок за съхранение изтече, ние Ви известяваме и можем да преминем към легално шредиране и издаване на Акт за утилизация.

Международни ISO стандарти за сигурност при съхранението

DocSim управлява риска по най-високите световни критерии. Вашите фирмени тайни и лични данни са защитени от три интегрирани системи за управление:

ISO 27001:2022 (Информационна сигурност): Този сертификат гарантира, че нито едно външно лице няма достъп до Вашите документи. Физическата сигурност в базите ни включва 24/7 СОТ, видеонаблюдение и пожарогасене.
ISO 27701:2022 (Защита на личните данни/GDPR): Сертифицира, че обработката и съхранението на кадрови досиета, трудови договори и клиентски бази данни се извършват в пълно съответствие с европейското законодателство.
ISO 9001:2015 (Управление на качеството): Гарантира стриктен ред, перфектна логистика и точност при всяка заявка за обратно връщане или доставка на документ.

Цена за съхранение на архив и архивни документи

Ние в DocSim вярваме в прозрачното ценообразуване. Крайната цена за съхранение на архив се изчислява на база реален обем и се фактурира като фиксиран месечен абонамент.

Фактори, формиращи цената

Обем на архива: Цената се калкулира на линеен метър (лм) или на брой архивен кашон на месец. За големи корпоративни масиви предлагаме обемни отстъпки.
Честота на достъп: Стандартният абонамент включва определен брой безплатни доставки на документи на месец.
Допълнителни услуги: Дигитализация (сканиране при поискване) или

Често задавани въпроси за архивния мениджмънт (FAQ)

Колко време сме длъжни да съхраняваме фирмените документи?

Сроковете се определят от закона. Първичните счетоводни документи (фактури, банкови извлечения) се пазят 5 години. Счетоводните регистри и финансови отчети се съхраняват 10 години, а ведомостите за заплати и трудовите досиета – 50 години (за документи преди 2023 г.). DocSim следи тези срокове вместо Вас.

Как да поискам документ, който вече е при вас на съхранение?

Процедурата е изключително бърза. Изпращате заявка по имейл с баркода на кашона или името на досието. Ние можем да Ви доставим оригиналната папка с наш транспорт в рамките на работния ден или да я сканираме и изпратим по криптиран дигитален път за броени минути.

Започнете съхранението на Вашия архив

Свържете се с нас, за да обсъдим Вашия проект и да предложим решение за съхранение на документи и архиви.

Телефон за връзка 0886 75 40 30