0886 75 40 30
office@elektronenarhiv.com

Споразумение за обработване и защита на лични данни

Приложение към договор за предоставяне на услуги

Настоящото Споразумение за обработване и защита на лични данни („Споразумението“) се сключва на основание чл. 28 от Регламент (ЕС) 2016/679 („GDPR“) и урежда отношенията между страните във връзка с обработването на лични данни при предоставяне на услуги по архивиране, съхранение, дигитализация и/или унищожаване на документи.

 

  1. Страни

1.1. Администратор на личните данни:

…….., наричано по-долу „Администратор“,

и

1.2. Обработващ личните данни:

Docsim Archive, наричано по-долу „Обработващ“.

Администраторът и Обработващият заедно се наричат „Страните“.

 

  1. Предмет на споразумението

2.1. Настоящото Споразумение урежда обработването на лични данни от Обработващия от името и по документирани инструкции на Администратора във връзка с предоставяните услуги.

2.2. В зависимост от конкретната услуга Обработващият може да получава достъп до документи, архиви и електронни файлове, съдържащи лични данни.

2.3. Обработващият обработва личните данни единствено доколкото това е необходимо за изпълнение на договорените услуги и съгласно инструкциите на Администратора.

2.4. Настоящото Споразумение е неразделна част от основния договор между Страните, когато е сключено като негово приложение.

 

  1. Предмет, характер и цели на обработването

Обработването на лични данни може да включва, в зависимост от възложената услуга:

  • приемане и транспортиране на документи и архиви;
  • сортиране и организиране на документи;
  • описване и инвентаризация на архиви;
  • физическо съхранение на документи;
  • дигитализация и сканиране;
  • индексиране и структуриране на електронни документи;
  • предоставяне на достъп до дигитализирани документи, когато това е договорено;
  • връщане на документи и архиви;
  • унищожаване на документи и носители на информация;
  • други действия, изрично възложени от Администратора.

Обработването се извършва само за целите, за които документите и личните данни са предоставени на Обработващия.

 

  1. Категории лични данни

В зависимост от съдържанието на предоставените документи могат да бъдат обработвани:

  • имена;
  • идентификационни номера и други идентификатори;
  • адреси;
  • телефони;
  • електронни адреси;
  • данни за трудови и професионални отношения;
  • данни за договорни и финансови отношения;
  • данни, съдържащи се в счетоводни и административни документи;
  • други лични данни, съдържащи се в предоставените от Администратора документи.

Възможно е в документите да се съдържат и специални категории лични данни по чл. 9 GDPR. Обработването на такива данни се извършва само доколкото е необходимо за изпълнение на възложената услуга и при наличие на съответното правно основание.

 

  1. Категории субекти на данни

Личните данни могат да се отнасят до:

  • служители и бивши служители;
  • клиенти и контрагенти;
  • доставчици;
  • физически лица, представляващи юридически лица;
  • потребители и други лица, с които Администраторът има отношения;
  • други физически лица, чиито данни се съдържат в предоставените документи.

 

  1. Инструкции на Администратора

6.1. Обработващият обработва личните данни само по документирани инструкции на Администратора, освен когато е задължен да извърши обработването съгласно приложимо право на Европейския съюз или българското законодателство.

6.2. Обработващият не използва личните данни за собствени цели и не ги предоставя на трети лица извън случаите, предвидени в настоящото Споразумение или изрично разрешени от Администратора.

6.3. Администраторът носи отговорност за законосъобразността на първоначалното събиране и предоставяне на личните данни на Обработващия.

 

  1. Поверителност

7.1. Обработващият гарантира, че всички лица, които имат достъп до лични данни, са обвързани със задължение за поверителност или са подчинени на подходящо законово задължение за поверителност.

7.2. Личните данни, съдържащи се в предоставените документи и архиви, не могат да бъдат използвани за цели, различни от договорените.

7.3. Задължението за поверителност продължава да действа и след прекратяване на договора.

 

  1. Сигурност на обработването

8.1. Обработващият прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни, съобразени с естеството на обработването и съответните рискове.

8.2. Мерките могат да включват:

8.3. Обработващият периодично преглежда и при необходимост актуализира мерките за сигурност с оглед на съответния риск.

 

  1. Достъп до документите и личните данни

Достъп до документите и личните данни се предоставя само на лица, за които достъпът е необходим за изпълнение на възложените услуги.

Обработващият предприема разумни мерки за предотвратяване на:

  • неправомерен достъп;
  • неправомерно копиране;
  • неправомерно изнасяне;
  • загуба;
  • унищожаване;
  • изменение;
  • разкриване на информация на неупълномощени лица.

 

  1. Съдействие на Администратора

Обработващият оказва разумно съдействие на Администратора при:

  • изпълнение на задълженията му по GDPR;
  • разглеждане на искания от субекти на данни;
  • осигуряване на сигурността на обработването;
  • установяване и управление на нарушения на сигурността;
  • извършване на оценки на въздействието, когато това е приложимо;
  • предоставяне на информация, необходима за доказване на съответствието с GDPR.

 

  1. Нарушение на сигурността на личните данни

11.1. При установяване на нарушение на сигурността на личните данни Обработващият уведомява Администратора без ненужно забавяне.

11.2. Уведомяването съдържа наличната към момента информация относно:

  • естеството на нарушението;
  • категориите данни и субекти на данни, които могат да бъдат засегнати;
  • възможните последици;
  • предприетите или планирани мерки за ограничаване и отстраняване на последиците.

11.3. Обработващият оказва необходимото съдействие на Администратора за изпълнение на задълженията му по GDPR във връзка с нарушението.

 

  1. Упражняване на правата на физическите лица

Когато физическо лице отправи до Обработващия искане във връзка с неговите права по GDPR, Обработващият не предприема самостоятелни действия по същество, освен ако това не е изрично възложено или необходимо съгласно закона.

Обработващият уведомява Администратора за полученото искане и оказва необходимото съдействие за неговото разглеждане.

 

  1. Връщане и унищожаване на личните данни

13.1. След приключване на предоставянето на услугите, по избор на Администратора, Обработващият:

  • връща предоставените документи и/или лични данни; или
  • унищожава личните данни и носителите, съдържащи такива данни,

освен когато приложимото законодателство изисква тяхното съхранение.

13.2. При възложено унищожаване на документи Обработващият извършва унищожаването по договорения между Страните начин и в съответствие с приложимите изисквания за сигурност и поверителност.

13.3. При необходимост извършеното унищожаване може да бъде удостоверено с протокол за унищожаване, съдържащ най-малко информация за датата, обхвата и извършеното действие.

 

  1. Международни трансфери

Обработващият не предава лични данни извън Европейското икономическо пространство, освен ако това е разрешено от Администратора и се извършва при спазване на изискванията на GDPR.

 

  1. Проверки и одити

Обработващият предоставя на Администратора необходимата информация, с която може да бъде доказано спазването на задълженията по чл. 28 GDPR.

При разумно искане и при спазване на изискванията за сигурност Обработващият оказва съдействие при проверки и одити, свързани с обработването на лични данни.

Проверките не трябва да нарушават сигурността на други клиенти, поверителността на информацията или нормалната работа на Обработващия.

 

  1. Срок на обработването

Обработването на личните данни продължава за срока, необходим за изпълнение на услугите по основния договор, освен ако приложимото законодателство или документите на Администратора не предвиждат друго.

След приключване на услугите се прилагат правилата за връщане или унищожаване на данните съгласно настоящото Споразумение.

 

  1. Отговорности на Администратора

Администраторът носи отговорност за:

  • определянето на целите и средствата на обработването;
  • наличието на правно основание за обработване на личните данни;
  • законосъобразното предоставяне на документите и личните данни на Обработващия;
  • предоставянето на необходимите инструкции;
  • определянето на сроковете за съхранение, когато те зависят от Администратора;
  • уведомяването на Обработващия за специфични изисквания или ограничения.

 

  1. Заключителни разпоредби

18.1. Настоящото Споразумение се тълкува съвместно с основния договор между Страните.

18.2. При противоречие между настоящото Споразумение и основния договор по въпросите, свързани с обработването и защитата на личните данни, предимство имат разпоредбите, които осигуряват по-високо ниво на защита и съответствие с GDPR, освен ако Страните изрично не са договорили друго и това е допустимо от закона.

18.3. Изменения и допълнения на настоящото Споразумение се извършват в писмена форма, освен когато приложимото законодателство допуска друго.

18.4. Ако отделна разпоредба бъде призната за недействителна или неприложима, това не засяга действителността на останалите разпоредби.

18.5. Настоящото Споразумение се прилага за обработването на лични данни, извършвано от Обработващия от името на Администратора във връзка с конкретните услуги, посочени в основния договор.

Контакти с DocSim: